TEKNIK PERENCANAAN KEGIATAN

Rapat: Penting sebagai persiapan suatu kegiatan/ event

Materi Makesta IPNU – IPPNU (Peningkatan Skill Kader)
Pokok Materi :
Persiapan pra kegiatan
Pelaksanaan kegiatan
Laporan pasca kegiatan
Target :
Peserta mengetahui teknik membuat kegiatan
Peserta dapat merancanakan dan melaksanakan kegiatan dengan baik
Peserta dapat melaporkan kegiatan (mempertanggungjawabkan)

A.PENDAHULUAN
Disekeliling kita amat banyak sekali kegiatan yang dilaksanakan baik berupa pengajian, seminar, lomba-lomba dan lain sebagainya. Bagi yang sudah pernah berkencimpung entah di osis, atau karang taruna mungkin sudah ada pengalaman. Namun, bagi yang belum pernah, jangan khawatir, ada beberapa teknik yang akan disajikan. Tentunya, teknik ini tidak bisa diterapkan di semua kegiatan. Namun, paling tidak kita punya gambaran atau kerangka persiapan yang mestinya dilakukan, terutama dalam kegiatan pelatihan dan kaderisasi di IPNU-IPPNU. Jadi, selamat membaca!

B.PERENCANAAN KEGIATAN
1.Analisis Kegiatan
Sebelum melaksanakan suatu kegiatan, hendaknya kita menganalisa dulu beberapa hal yang menyangkut tentang kegiatan. Analisa terdiri dari timing (waktu) dan stake holder (orang-orang yang akan terlibat di dalam kegiatan tersebut. Pertama Waktu. Kegiatan diupayakan moment yang tepat. Semisal maulid nabi, dilaksanakan pada mulan maulud atau semisal lomba antar pelajar diambilkan waktu liburan atau yang sesuai dengan jadwal libur sekolah. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi tabrakan jadwal atau momentum yang kurang pas.
Kedua analisa stake holder. Orang – orang yang akan terlibat dalam kegiatan akan mempengaruhi kelangsungan kegiatan itu sendiri, terutama jika kegiatan itu dilaksanakan di masyarakat. Perlu dikaji apakah masyarakatnya terbuka dan bisa diajak kompromi(permisif), tidak sedang dalam konflik dan lain sebagainya. Ini menjadi pertimbangan sendiri.

2.Membentuk Kepanitiaan
Setelah point diatas ada celah, baru membuat kepanitian. Membuat kepanitiaan dengan Rapat Bersama atau cukup Pengurus Harian (ketua, sekretaris dan bendahara) saja. Setelah itu, orang yang ditunjuk sebagai panitia di undang semua untuk dibesi SK(Surat Keputusan) kepanitiaan. Namun diutamakan pembuatan panitia secara bersama agar lebih demokratis. Adapun kepanitiaan terdiri dari Panitia Harian dan Seksi-seksi. Panitia harian terdiri dari Ketua, Sekertaris dan Bendahara berikut wakil-wakilnya. Adapun seksi terdiri dari Seksi Bagian: Acara, Konsumsi, Perlengkapan, Humas, Dekorasi, Dokumentasi. Dapat juga ditambahkan seksi lain apabila diperlukan, semisal Keamanan atau Penerima Tamu dll.

3.Merumuskan Bentuk Kegiatan
Setelah kepanitian terbentuk, tugas panitia adalah membuat rumusan kegiatan. Rumusan kegiatan terdiri dari: latar belakang kegiatan, tema kegiatan, tujuan kegiatan, target kegiatan, perserta (dan syarat-syaratnya bila perlu), Waktu pelaksanaan, Tempat kegiatan, bentuk kegiatan, dan pengisi atau narasumber dari kegiatan tersebut. Bentuk kegiatan harus dibahas secara detail, apakah hanya satu atau rangkaian kegiatan berikut jadwalnya. Baru setelah bentuk kegiatan jadi, membuat anggaran keseluruhan kegiatan tersebut. Setelah jadi dituangkan dalam “print out” yang kemudian dikenal dengan Proposal Kegiatan atau Kerangka Acuan Kegiatan (Term Of References: TOR). TOR ini nantinya berfungsi sebagai lampiran dalam undangan peserta, surat permohonan kerjasama, sponsor atau untuk presentasi kepada stake holder.

4.Inventarisir Kebutuhan
Setelah TOR kegiatan jadi, perlu di inventarisir(di data) apa saja kebutuhan untuk kegiatan itu. Satu trik: Pendataan kebutuhan perlengkapan dengan melihat bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan. Semisal TOR disepakati bahwa kegiatan di Masjid, tentunya kita tidak butuh menyewa kursi dan sebagainya. Iya to?hehe

5.Membuat Pembagian Kerja (Job Discribtion)
Setelah kebutuhan dan tugas terlihar dari kegiatan yang telah direncanakan, lalu perlu adanya pembagian tugas berdasarkan kebutuhan kegiatan dan seksi yang telah dibuat.

6.Membuat Kalender Kerja
Kalender kerja penting untuk melaksanakan kegiatan secara terarah dan terukur sesuai target. Semisal panitia memiliki waktu 20 hari untuk mempersiapkan kegiatan, maka harus punya tarkget yang jelas. Semisal, hari pertama sampai ke lima menyelesaikan urusan surat menyurat bagi sekretaris dan melobi tempat. Hari ke-5 sampai ke-10 mengusahakan kebutuhan(seperti peminjaman alat dll), menyebar undangan, pemberitahuan kepada desa dll, hari ke-10 sampai 15-melobi narasumber, dan lain sebagainya. Hingga nantinya waktu 20 hari yang dimiliki panitia benar-benar maksimal dan acara sukses.

7.Rapat-rapat Evaluasi
Untuk mengetahui apa kekurangan dan kendala yang dihadapi panitia selama tahap menuju pelaksanaan perlu adanya rapat-rapat evaluasi. Rapat bisa diadakan beberapa kali mulai dari ceking I, Ceking II sampai Rapat Final Ceking. Dalam rapat ini, dari ketua sampai masing-masing seksi melaporkan kemajuan dan capaian yang diperoleh, termasuk kendala-kendalanya. Setelah semua dilaporkan, dicarikan solusinya secara bersama. Satu lagi, dalam final ceking hendaknya semua persiapan minimal sudah 90% dan nantinya tinggal pelaksanaan.

8.Pelaksanaan
Dalam pelaksanaan, tugas central di komando oleh seksi acara. Para petugas, Narasumber dari kegiatan satu ke kegiatan selanjutnya harus dikonfirmasi kesediaanya. Selain itu, seksi acara juga bertanggungjawab atas kelangsungan acara dan keberadaan peserta. Apabila ada narasumber yang membatalkan, misalnya, seksi acara sebisa mungkin mencari penggantinya.
Dalam kegiatan juga perlu adanya dokumentasi biodata peserta, narasumber, daftar hadir dan foto kegiatan. Untuk foto bisa dengan kamera ponsel, sekadar untuk dokumentasi visual. Bila perlu, ada draft pertanyaan (pre test) kepada peserta dengan maksud mengukur kemampuan peserta sebagai bahan penyampaian narasumber.

9.Evaluasi
Evaluasi penting dilakukan di tengah-tengah kegiatan dan akhir kegiatan. Semisal membuat acara dua hari, hari pertama hendaknya panitia mengevaluasi kegiatan dari ketepatan waktu, dinamika yang terjadi di forum, sampai hal-hal yang dianggap butuh penanganan untuk segera dicarikan solusinya. Dengan begitu, acara selanjutnya akan lebih terukur, rapi dan sesuai dengan target.
Di ujung kegiatan(sebelum penutupan), hendaknya ada pesan-kesan serta kritik dan saran. Hal ini bertujuan mengukur tingkat kepuasan peserta dan apa yang diharapkan peserta. Setelah itu juga untuk mengukur kinerja panitia, sehingga bisa menjadi catatan untuk kegiatan-kegiatan selanjutnya.
Setelah acara selesai, eits…panitia jangan pulang dulu ya….perlu adanya evaluasi dari panitia tentang keseluruhan kegiatan dari A-Z nya, dengan begitu kedepan panitia bisa memiliki catatan tersendiri tentang apa yang menjadi kendala dalam kepanitian. Setelah itu, silakan bersih-bersih….hehe

C.LAPORAN KEGIATAN
Setelah kegiatan selesai, jangan langsung bubar byar dong….!! panitia perlu melaporkan hasil kegiatan secara tertulis lengkap beserta anggaran yang telah dikeluarkan kepada pengurus. Laporan ini berisi, acara(apakah sesuai rencana apa tidak?), atau ada perubahan-perubahan dalam pelaksanaanya. Termasuk pesertanya berapa, kegiatanya apa saja, sampai dengan anggaranya plus-atau minus(moga-moga aja sih nggak tombok, hehe). Pemasukan dan pegeluaran juga harus ada datanya dari mana dan kemananya(biar tidak dianggap korupsi, hiks).
Nah, setelah itu silakan mengagendakan pembubaran panitia(tidak formal tidak apa-apa), entah di pantai, bukit, sawah atau mana saja(asal tidak di sungai, ntar kelelep, hehe). Kalau memang panitia menyisakan anggaran, boleh-lah untuk sekadar makan-makan(pengganti lelah bro!haha).
Demikian uraian singkat ini, semoga dapat menginspirasi rekan/ rekanita dalam melaksanakan suatu kegiatan. Mohon maaf apabila kurang ilmiah(nggak ada footnote-nya) karena ini memang dari pengalaman pribadi penulis. Jadi jika banyak yang kekurangan, mohon maaf. Alkhir kata: “bertekatlah dibawah kibaran panji IPNU-IPPNU!!!”

Purworejo, 20 Desember 2010 – Base Camp IPNU-IPPNU
^_^ ahmadnaufa ^_^

About these ads

Posted on 23 Desember 2010, in KE-IPNU-AN, SEPUTAR REMAJA, UMUM. Bookmark the permalink. 1 Komentar.

  1. terimakasih… pengetahuannya sangat bermanfaat.
    ditunggu share berikutnya :-)

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 4.678 pengikut lainnya.

%d blogger menyukai ini: